آیا با مدیریت منابع، فعالیت ها، ضرب الاجل ها و موانع غیرمنتظره در تلاش برای تکمیل پروژه های خود با موفقیت هستید؟اگر فشار برنامه ریزی و ردیابی هزینه ها و حفظ بودجه های محدود را اضافه کنید، مدیریت پروژه صرف نظر از نوع و اندازه پروژه می تواند کار بسیار طاقت فرسایی را انجام دهد.
در واقع، تا سه چهارم پروژه‌ها فراتر از محدودیت‌های بودجه تعیین‌شده پایان می‌یابند و بیش از نیمی از مدیران، مازاد بر هزینه‌ها را دلیل اصلی شکست پروژه می‌دانند. مک کینزی و دانشگاه آکسفورد دریافتند که بیش از 50 درصد از پروژه های فناوری اطلاعات به طور متوسط 45 درصد از بودجه از پیش تعیین شده خود فراتر رفته و مجموعاً 66 میلیارد دلار در سال است. بر اساس گزارش ها، وضعیت در بخش ساخت و ساز نیز مشابه است، با میانگین بیش از 28 درصد برای 9 پروژه از ده پروژه.
چگونه می توانید از چنین هزینه های متورم پیش بینی نشده ای جلوگیری کنید و پروژه خود را در مسیر خود نگه دارید؟
در این مقاله، مراحل و عواملی را که برای مدیریت موثر هزینه پروژه ضروری هستند، مورد بحث قرار خواهیم داد. ما به این موضوع خواهیم پرداخت که چگونه پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند به جلوگیری از اجرای بالای پروژه و به خطر انداختن تکمیل پروژه شما کمک کند.
بیایید با برجسته کردن مفاهیم اساسی شروع کنیم.
مدیریت هزینه پروژه چیست؟
این بخش مهمی از مدیریت پروژه است که بر هزینه منابعی که تکمیل فعالیت های پروژه نیاز دارد تمرکز می کند. مدیریت هزینه پروژه به عنوان برآورد، برنامه ریزی و کنترل تمام هزینه های انجام شده در طول چرخه عمر آن تعریف می شود. هدف این فرآیند اطمینان از تکمیل پروژه در حد بودجه از پیش تعیین شده است.
مدیریت هزینه پروژه دارای اهداف زیر است:
- محاسبه پول مورد نیاز برای انجام وظایف پروژه در راستای محدوده پروژه
- تنظیم بودجه پروژه
- تخصیص بودجه بر اساس برآورد هزینه
- ردیابی هزینه ها و جمع آوری داده ها
- تجزیه و تحلیل داده ها برای ارزیابی عملکرد و تسهیل تصمیم گیری در آینده
- ترویج انطباق با بودجه مصوب
دستیابی به این اهداف شما را قادر می سازد تا هزینه های پروژه را تحت کنترل داشته باشید.
چرا مدیریت هزینه پروژه برای مشاغل کوچک مهم است؟
ممکن است فکر کنید مدیریت هزینه پروژه مربوط به شرکت های بزرگی است که با چندین پروژه در مقیاس بزرگ سروکار دارند. در واقع، برای مدیریت کسب‌وکارهای کوچک مهم‌تر است. مدیریت موثر هزینه پروژه به شرکت های کوچک این امکان را می دهد که در بودجه باقی بمانند و از منابع محدود خود بهترین استفاده را ببرند.
بیایید برخی از مزایای آن را برای کسب و کار شما برجسته کنیم. مدیریت هزینه پروژه
- تعادل هزینه پروژه را ایجاد می کند و یک خط پایه هزینه را ارائه می دهد که هزینه های واقعی بر اساس آن اندازه گیری و کنترل می شود.
- تجزیه و تحلیل ریسک و برنامه مدیریت ریسک را به موقع ارائه می دهد.
- به حفظ بودجه در مسیر کمک می کند.
- کارایی را از طریق تخصیص مناسب بودجه ارتقا می دهد تا عملیات به خوبی پیش برود.
- با به حداقل رساندن هزینه های اضافی، سود را به حداکثر می رساند.
بنابراین، مدیریت موثر هزینه پروژه می تواند به شما کمک کند تا شانس تکمیل موفقیت آمیز پروژه و سود بیشتر را افزایش دهید.
6 عوامل کلیدی مدیریت هزینه پروژه
مدیریت هزینه پروژه به عنوان یک فرآیند مستمر در نظر گرفته می شود که شامل فعالیت های زیر است که برای تعیین وظایف اصلی در توسعه پروژه در نظر گرفته شده است:
1. برنامه ریزی مدیریت هزینه
برنامه مدیریت هزینه بخشی از برنامه مدیریت پروژه است. دستورالعمل هایی در مورد نحوه مدیریت هزینه ها در طول پروژه ارائه می دهد.
برای ساختن برنامه مدیریت هزینه خود ، به:
- منشور پروژه شناسایی منابع مالی پیش ساخته و الزامات تصویب
- برنامه مدیریت برنامه روشهای توسعه و نظارت برنامه را تعیین می کند
- برنامه مدیریت ریسک برای ایجاد فرایندهای شناسایی و مدیریت ریسک ایجاد می کند
برنامه ریزی مدیریت هزینه با هدف اطمینان از هماهنگی و کارآیی تلاشهای مدیریت هزینه. این روش ها و تکنیک های تخمین ، بودجه بندی ، ردیابی و کنترل هزینه های پروژه را مشخص می کند.
برنامه مدیریت هزینه واحدها ، صحت و روشهای اندازه گیری عملکرد ، قوانین مدیریت ارزش به دست آمده ، آستانه هزینه ، فرمت های گزارش دهی و فرکانس و غیره را تعیین می کند.
2. برنامه ریزی منابع پروژه
این امر قبل از کار واقعی پروژه است و هدف آن شناسایی کلیه منابع لازم برای اجرای آن است. منابع شامل کلیه کارمندان و پیمانکاران و همچنین فناوری ، امکانات و مواد مورد نیاز برای انجام کار پروژه است.
فرایند برنامه ریزی منابع از نزدیک با دامنه پروژه و ساختار شکست کار تقسیم پروژه در کارهای کوچکتر و به راحتی قابل کنترل است.
3. تخمین هزینه
برآورد هزینه جایی است که هزینه های کلیه منابع مورد نیاز برای انجام کار پروژه را محاسبه می کنید.
این می تواند به شکلی از بودجه پروژه مورد نظر باشد:
اما همچنین این می تواند روند برنامه ریزی جریان نقدی پروژه باشد که در آن هزینه پروژه را به موقع قرار دهید:
تخمین ها باید در طول پروژه مطابق با داده های جمع آوری شده اصلاح شوند. استفاده از ابزارهای اختصاصی (Project) Cash Moanagement Management ، جزئیات ارزشمندی از کلیه پول نقد ورودی و خارج از کشور را به ارمغان می آورد تا بتوانید تخمین هزینه ها را بر این اساس تنظیم کنید. این به طور طبیعی منجر به افزایش دقت تخمین می شود.
روشهای مختلف تخمین هزینه وجود دارد:
- تخمین هزینه مشابه ، جایی که هزینه های خود را بر اساس تجربه خود با پروژه های قبلی مشابه محاسبه می کنید
- تخمین هزینه پایین به بالا ، با محاسبه هزینه برای بسته های کاری فردی و سپس جمع بندی آنها تهیه شده است
- برآورد سه نقطه ، جایی که دامنه هزینه تقریب سه مقدار تخمین زده شده است: "به احتمال زیاد" محاسبه ارزیابی تلاش واقع گرایانه و هزینه های پیش بینی شده ، "خوش بینانه" گرفتن سناریوی فعالیت بهترین حالت و "بدبینانه" بر اساس بدترین حالتسناریو.
هر کدام از روشهای تخمین را انتخاب کنید ، توجه داشته باشید که هرگز نباید از این مرحله غافل شوید. صحت محاسبه برای شناسایی صحیح بودجه لازم بسیار مهم است. برآورد هزینه براساس برنامه پروژه و مدت زمان تخمین زده شده استفاده از منابع فردی است. این امکان تخمین هزینه های پروژه را به موقع فراهم می کند.
برنامه ریزی جامع هزینه هزینه منابع ، نیروی کار و تحویل را در نظر می گیرد. علاوه بر این ، شرایط بازار نیز بر تخمین شما تأثیر خواهد گذاشت. بنابراین ، شما باید مسیرهای تأمین منابع و خطرات را با پاسخ های مورد نیاز خود در نظر بگیرید. پیش بینی هرگونه متغیر و تغییرات احتمالی ، مانند افزایش قیمت به دلیل تورم ، بلایای طبیعی یا تصادفات.
در نظر گرفتن چنین عوامل زیادی در ذهن می تواند یک کار وقت گیر و خسته کننده باشد. یک راه حل مدیریت پروژه می تواند آن را به طور قابل توجهی ساده کند. علاوه بر این ، 48 ٪ شرکت هایی که از نرم افزار اختصاصی استفاده می کنند ، تأثیر مثبت آن را بر صحت تخمین هزینه های پروژه گزارش می دهند.
4. تعیین بودجه
تعیین بودجه پروژه شامل جمع آوری هزینه های کلیه فعالیت ها یا بسته های کاری برای تعیین یک مبنای هزینه مجاز است ، که این بودجه تأیید شده زمان از جمله ذخایر احتمالی است ، اما نه ذخایر مدیریتی.
تعیین بودجه یک فرآیند مهم در توسعه پروژه است زیرا پایه و اساس هزینه ای را ارائه می دهد که می توانید عملکرد پروژه را اندازه گیری و کنترل کنید. تعیین بودجه می تواند یک بار یا به صورت دوره ای در طول اجرای پروژه انجام شود.
تعیین بودجه پروژه شما بر اساس اسناد و داده های پروژه زیر است:
- برنامه مدیریت هزینه ، شناسایی نحوه ساخت هزینه ها
- برنامه ریزی مدیریت منابع ، از جمله نرخ نیروی کار ، هزینه سفر و هرگونه هزینه اضافی که باید توسط تخمین کل بودجه تحت پوشش قرار گیرد
- پایه دامنه پروژه حاوی ساختار تجزیه کار (WBS)
- برآورد هزینه
- برنامه کاری پروژه که نشانگر تاریخ برنامه ریزی شده برای شروع و تکمیل کلیه نقاط عطف ، فعالیت ها و بسته های کاری به همراه رویه های کنترل است
- خطرات احتمالی و هزینه های پاسخ به ریسک
تعیین بودجه پروژه می تواند شامل موارد زیر باشد:
- استفاده از قضاوت متخصص بر اساس پروژه های مشابه و دانش گسترده صنعت در مورد اصول بودجه ، الزامات و منابع
- تجزیه و تحلیل داده ها با هدف تعیین ذخایر
- جمع آوری تخمین هزینه مطابق با WBS ، توسط بسته های کاری
- مرور اطلاعات جمع آوری شده در دوره توسعه پروژه
- آشتی محدودیت های بودجه با هزینه های برنامه ریزی شده.
بودجه بندی کافی برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه بسیار مهم است و می تواند به صورت دوره ای بر اساس نظارت بر هزینه تجدید نظر شود. بودجه پروژه مورد نظر می تواند بررسی آسان ، پردازش و تطبیق ورودی ها و اهداف متعدد را تسهیل کند.
توجه داشته باشید که با پروژه های کوچکتر ، برنامه ریزی منابع ، تخمین هزینه و فرایندهای بودجه بندی از نزدیک مرتبط هستند و توسط یک شخص مجرد با هم قابل مدیریت هستند.
5. کنترل هزینه
این فرآیند مداوم برای ردیابی مخارج واقعی در طول توسعه پروژه و مقایسه آن با ارقام تخمین زده شده است. این هدف در شناسایی واریانس هزینه از مبنای هزینه (یا کسری بودجه) و انجام اقدامات اصلاحی مانند تنظیم بودجه از پیش تعیین شده یا دامنه کار برای ایجاد شکاف است.
تجزیه و تحلیل ارزش به دست آمده یک روش اساسی در مورد کنترل هزینه ها است. برای روشن تر شدن ، ارزش به دست آمده (EV) نشانه ای از کارهایی است که به عنوان بودجه تأیید شده بیان شده است. تفاوت بین EV و مقدار واقعی واریانس هزینه است که یک اندازه گیری مهم عملکرد هزینه پروژه شما است. هرچه واریانس پایین تر باشد ، پروژه شما بدتر است. واریانس هزینه منفی یک مشکل چشمگیر در انجام موفقیت آمیز یک پروژه را نشان می دهد.
6. پاسخگویی را حفظ کنید
به وضوح تعریف نقش ها و مسئولیت های پروژه و اختصاص وظایف به شما امکان می دهد عملکردهای کارآمد و صاف را مطابق با ساختار تجزیه کار تضمین کنید.
یک راه حل مدیریت کار باعث افزایش دید و توانمندسازی شما برای پیگیری پیشرفت کار پروژه می شود. با توجه به اینکه هر یک از اعضای تیم شما از وظیفه ای که به آنها اختصاص داده شده اند ، بودجه و جدول زمانی ، مأموریت پروژه شما امکان پذیر است.
کار باهوش تر ، سخت تر نیست!
مدیریت یک پروژه تلاشی است که نیاز به زمان ، تلاش ، تجربه و تخصص در طیف گسترده ای از موضوعات دارد - از برنامه ریزی و امور مالی گرفته تا مدیریت تیم ، تا حسابداری. اجرای یک سیستم مدیریت تجاری پتانسیل بسیار خوبی را برای مشاغل کوچک و بزرگ به طور یکسان ارائه می دهد.
در حقیقت ، راه حل های مدیریت پروژه به 66 ٪ از شرکت هایی که آنها را اتخاذ کرده اند برای انجام موفقیت آمیز پروژه ها در بودجه های مستقر در ابتدا کمک می کنند. از طرف دیگر ، این تنها 47 ٪ از مشاغل بدون ابزار تخصصی حاصل می شود.
بنابراین ، اگر هنوز از قابلیت های هوشمند فناوری مدرن استفاده نکرده اید ، شاید پروژه بعدی شما زمان مناسبی برای انجام این کار باشد.
💡 کمک "سیستماتیک" دریافت کنید
به همان اندازه که همه این محاسبات ممکن است به نظر برسد ، همه اینها برای مرتب کردن پارامترهایی که باید ردیابی شوند و تنظیم ابزارهای مؤثر برای کمک به شما در نظارت بر آنها ، کم می شود. یک بستر مدیریت تجاری تمام عیار که ترکیب ویژگی های پروژه ، کار و مدیریت تیم است ، که همراه با بودجه پروژه و عملکرد و عملکرد جریان نقدی پروژه است ، می تواند بسیار مفید باشد.
چنین راه حلی به شما امکان می دهد بودجه و هزینه های واقعی را در برابر هزینه های برنامه ریزی شده ردیابی کنید یا یک نمای کلی از پول نقد ورودی و خروجی را با گذشت زمان به ارمغان می آورد. با این بینش ها می توانید در مورد بهترین راه برای مدیریت جریان نقدی ، بودجه پروژه و تجدید نظر در هزینه ها و تخمین های بودجه برای مراحل بعدی اجرای پروژه خود تصمیم بگیرید.
